Cambiar estado de pedido y notificar al cliente

Qué vas a lograr

• Cambiar correctamente el estado operativo de un pedido desde la interfaz real de Flobu.
• Entender qué opciones de estado aparecen según el tipo de entrega del pedido.
• Usar la casilla de notificación por correo sabiendo cuándo Flobu sí envía un email y cuándo no.

Paso a paso en Flobu

Cómo funciona la interfaz de Flobu en este tutorial

• Menú lateral: en este tutorial usarás Pedidos.
• Panel central: puedes entrar al cambio de estado desde la lista de pedidos o desde la ficha del pedido.
• Acciones clave: usarás Modificar estado, el selector Nuevo estado, los campos Courier y N° seguimiento courier cuando apliquen, y la casilla Notificar cambios al cliente por correo.
• Alcance de este tutorial: este flujo sirve para avanzar el estado operativo del pedido. No cambia el estado de pago y no se usa para cancelar pedidos; la cancelación va por Cancelar / Reembolsar.

1) Abrir el pedido correcto y entrar al modal de estado

1. Entra a Pedidos.
2. Busca el pedido en la lista y valida que estás en la sucursal correcta.
3. Puedes abrir el cambio de estado de dos maneras:
   • Desde la lista, usando el botón con ícono de recarga Modificar estado.
   • O desde la ficha del pedido, usando el botón Modificar estado en la tarjeta superior.
4. Cuando se abra el modal, revisa primero el bloque informativo superior.
5. Ahí Flobu te muestra el Tipo de entrega, el Método y, si corresponde, la sucursal de retiro.
6. Si el pago todavía no está completado, verás una advertencia indicando que el pedido tiene pago pendiente.
7. Esa advertencia no cambia el pago por sí sola. Solo te avisa el contexto operativo del pedido.

Resultado esperado:

• Entraste al modal de estado del pedido correcto.
• Confirmaste el contexto del pedido antes de moverlo de etapa.

2) Elegir el estado correcto según el tipo de entrega

1. En el selector Nuevo estado, Flobu muestra opciones distintas según el tipo de entrega del pedido.
2. Para Envío a domicilio, la interfaz trabaja con: Pendiente, Preparado, Enviado y Entregado.
3. Para Retiro en tienda o Punto de retiro, la interfaz trabaja con: Pendiente, Preparado, Listo para retiro y Entregado.
4. Para Entrega inmediata o Entrega digital, la interfaz trabaja con: Pendiente, Preparado y Entregado.
5. Elige el siguiente estado real del pedido. No uses este modal para reflejar cambios que en la operación todavía no ocurrieron.
6. Si cambias el pedido a Enviado, Flobu desplegará campos para Courier y N° seguimiento courier.
7. Completa esos datos si los tienes disponibles, especialmente si el cliente va a usar el seguimiento.
8. Ten presente una restricción importante: aunque la interfaz muestre varias opciones, Flobu valida internamente que la transición sea correcta.
9. Si intentas hacer un salto inválido entre estados, el sistema rechazará el cambio.
10. Si el pedido ya está cancelado, este modal ya no te permitirá seguir editando su estado.

Resultado esperado:

• Elegiste un estado coherente con la etapa real del pedido y con su tipo de entrega.
• Entendiste que la interfaz muestra opciones, pero la validación final la hace Flobu según el estado actual.

3) Guardar el cambio y usar bien la notificación al cliente

1. Antes de guardar, revisa la casilla Notificar cambios al cliente por correo.
2. Actívala si quieres que Flobu intente enviar el correo asociado al nuevo estado.
3. Usa esta casilla solo cuando el pedido tenga cliente con email registrado y el cambio realmente deba comunicarse.
4. En el flujo actual de Flobu, esta notificación por correo aplica para cambios a Preparado, Enviado, Entregado y Listo para retiro.
5. No asumas que esta casilla notificará cualquier otro cambio operativo.
6. Haz clic en Guardar.
7. Si todo sale bien, Flobu mostrará el mensaje Estado del pedido actualizado correctamente.
8. Luego revisa la ficha del pedido y su Línea de tiempo para confirmar que el cambio quedó registrado.
9. Si lo que necesitas era cancelar el pedido, no lo hagas desde aquí. Usa Cancelar / Reembolsar.
10. Si lo que necesitas era marcar el pago como pagado o pendiente, usa Cambiar estado pago.

Resultado esperado:

• El pedido quedó actualizado con el nuevo estado operativo.
• Sabes cuándo la notificación por correo sí corresponde y cuándo debes usar otro flujo del pedido.

Checklist final rápido

• Entré al pedido correcto desde la sucursal correcta.
• Abrí Modificar estado desde la lista o desde la ficha.
• Revisé el tipo de entrega antes de elegir el nuevo estado.
• Entendí que Modificar estado no cambia el pago.
• Completé Courier y seguimiento solo cuando el pedido pasó a Enviado.
• Usé la casilla de notificación solo cuando quería comunicar un cambio real al cliente.
• Guardé el cambio y revisé la Línea de tiempo.
• Recordé que la cancelación y el pago se gestionan en flujos aparte.

Errores comunes

• Usar Modificar estado esperando marcar el pedido como pagado. Ese cambio se hace en Cambiar estado pago.
• Intentar cancelar el pedido desde este modal. La cancelación se hace desde Cancelar / Reembolsar.
• Marcar Enviado sin revisar courier o seguimiento cuando esos datos ya existen. Eso deja incompleta la gestión del pedido.
• Confiar en que cualquier opción visible siempre será válida. Flobu valida las transiciones reales y puede rechazar saltos incoherentes.
• Activar la casilla de correo pensando que notificará todos los cambios posibles. En la práctica, Flobu envía correos para estados operativos puntuales y solo si hay email de cliente disponible.